HOCHPHASEN IM VERTRIEB aktiv nutzen

Die Kund:innen kommen von selbst. Die Auftragslage ist super. Das Vertriebsteam ist damit beschäftigt alle Anfragen abzuarbeiten. Solche Hochphasen im Vertrieb sollten Sie genießen. Und gleichzeitig aktiv nutzen. Denn schlechtere Zeiten im Vertrieb kommen bestimmt. Wie gehen Sie richtig mit Hochphasen im Vertrieb um? Und welche Rolle spielt dabei aktive Vertriebszeit?

Aktive Vertriebszeit in Hochphasen

Ihr Vertrieb befindet sich in einer Hochphase. Die Auftragsbücher sind voll. Sie und alle anderen Vertriebler:innen verbringen den Großteil der Arbeitszeit damit Kundenanfragen entgegenzunehmen und Aufträge abzuschließen. Die Zeit für Recherchetätigkeiten, interne Meetings oder sonstige administrative Tätigkeiten wird auf ein Minimum beschränkt. Schließlich muss man darauf achten, alles unter einen Hut zu bringen.

Was zeigt Ihnen diese Situation?

In ruhigeren Zeiten ist es oft schwierig, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Manche Vertriebler:innen verbringen in ruhigeren Zeiten oft zu viel Zeit mit Recherchen, Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen oder Reisezeitaufzeichnungen. Ihr Anteil an Admin bzw. passiver Vertriebszeit ist hoch. Zwar sind derartige Tätigkeiten notwendig, um in weiterer Folge wertschöpfende Tätigkeiten wie Neukundenakquise, Bestandskundenpflege etc. erbringen zu können. Allerdings bietet sich hier meist sehr viel Einsparungspotenzial – wie die Hochphasen im Vertrieb zeigen.

In Phasen der hohen Auslastung konzentrieren Sie sich automatisch auf das Wesentliche. Sie reduzieren Ihre Admin-Zeit sowie die passive Vertriebszeit (Recherchen, Vor- und Nachbereitung etc.) und erhöhen gleichzeitig die aktive Vertriebszeit (Kundentermine, Präsentationen). Also jene Zeit, in der Wertschöpfung passiert.

Die Aufteilung der Arbeitszeit, die Sie in Hochphasen haben, sollten Sie auch in ruhigeren Zeiten beibehalten. Denn je mehr aktive Vertriebszeit Sie haben, desto mehr Abschlüsse können Sie in weiterer Folge erzielen.

Outsourcing von Vertriebstätigkeiten

Bei Ihnen sind keine Einsparungen administrativer Tätigkeiten oder passiver Vertriebszeit mehr möglich? Vielleicht doch!

Betrachten Sie Ihren Vertriebsalltag einmal aus der Vogelperspektive und fragen Sie sich: „Was muss ich unbedingt selbst machen? Was kann ich abgeben?“ Gerade in stressigen Zeiten ist es hilfreich die ein oder andere Tätigkeit auszulagern. Erkundigen Sie sich in Ihrem Unternehmen, ob Ihnen vorübergehend ein:e Vertriebsassistent:in zur Seite gestellt werden kann. Oder recherchieren Sie online nach Unternehmen, die Vertriebsoutsourcing anbieten.

Ein kleiner Insider-Tipp am Rande: Bei Die Vertriebler werden Sie mit Sicherheit fündig. 😉

Sales Cycle in vertrieblichen Hochphasen

Wenn das Business boomt, liegt der Fokus auf dem Abarbeiten der Anfragen und dem Bearbeiten der Aufträge. Was dennoch nicht zu kurz kommen darf, ist die Neukundenakquise. Schließlich sollte das Unternehmen auch noch nach seiner Hochphase neue Aufträge erhalten und Umsatz generieren.

Hierbei sollte der eigene Sales Cycle im Hinterkopf behalten werden. Was versteht man darunter? Jedes Unternehmen hat unterschiedlich lange Sales Cycles, also Verkaufszyklen. Hierbei handelt es sich um jene Zeit, die vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss vergeht.

Ein kleines Beispiel:

Beim Unternehmen A dauert es drei Wochen vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss, beim Unternehmen B sind es zwei Monate. Hat man eine Hochphase im Vertrieb und nimmt man sich keine Zeit für die Neukundenakquise, so könnte es im Fall von Unternehmen A in drei Wochen und bei Unternehmen B in zwei Monaten keine neuen Aufträge mehr geben.

Aus diesem Grund ist es essenziell, dass Sie sich auch während der Hochphasen im Vertrieb Zeit für die Neukundenakquise einplanen. Dies gelingt durch die Anwendung der Minimalkonstanz. Erstellen Sie sich einen Plan, welches Minimum an Tätigkeiten Sie täglich erledigen wollen, um langfristig Ihre Ziele zu erreichen. Im Falle der Neukundenakquise könnten dies beispielsweise drei Telefonate pro Tag sein. So gehen Ihnen auch nach der Hochphase nicht die Kund:innen aus. Und das Beste: Neukundenakquise zählt zu aktiver Vertriebszeit.

Fleiß während vertrieblicher Hochphasen

Eine gute Auftragslage ist Balsam für die Seele jedes bzw. jeder Vertriebler:in. Endlich kann man die Früchte seiner Arbeit ernten und muss sich nicht großartig abmühen um Kund:innen zu gewinnen. Jackpot! Über derartige Phasen darf man sich freuen und Erfolge auch gebührend feiern. Das haben Sie sich verdient!

Allerdings sollten Sie sich auch bewusst sein, dass lange Hochphasen Spuren an der eigenen Leistungsbereitschaft hinterlassen können. Kurz gesagt: In guten Zeiten lässt der Fleiß nach. Schließlich kommen die Kund:innen ohne große Anstrengung zu Ihnen. Es lohnt sich daher ein waches Auge auf sich selbst zu haben und von Zeit zu Zeit zu reflektieren. Konsequenz ist der Schlüssel zum Erfolg – vor allem in vertrieblichen Hochphasen. Ein wertvolles Tool ist auch hier wieder die Minimalkonstanz.

Innovation während Hochphasen im Vertrieb

Die Welt verändert sich und mit ihr die Bedürfnisse der Menschen, die Unternehmen und natürlich auch der Vertrieb. Hochphasen sind der ideale Zeitpunkt, um neue Kundensegmente, Vertriebswege oder Produkte zu testen. Schließlich ist man zu diesen Zeiten finanziell abgesichert.

Doch woher nimmt man die Ideen für derartige Projekte? Entweder gibt es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter:innen oder eine Abteilung, die sich mit Innovation beschäftigen. Oder Sie ziehen externe Berater:innen hinzu. Diese werfen einen objektiven Blick auf Ihr Unternehmen und können Ihnen meist sehr rasch Potenziale und Strategien aufzeigen, die Sie unbedingt nutzen sollten.

Aus Hochphasen im Vertrieb lernen

Woran erkennt man eine Hochphase? Und wodurch wird diese ausgelöst?

Zunächst gilt es herauszufinden, woran Sie Hochphasen in Ihrer Branche, in Ihrem Unternehmen erkennen. Dies ist sehr individuell. In dem einen Unternehmen ist es die Anzahl laufender Projekte, im anderen Unternehmen sind es die Umsatzzahlen. Wichtig ist nur, dass Sie die Parameter einmal für sich definieren und sich an diesen auch in Zukunft orientieren. Nur so können Sie Vergleiche ziehen und Hochphasen gleich zu Beginn erkennen bzw. den Rückgang dieser rechtzeitig identifizieren.

Gehen Sie außerdem den Ursachen für Ihre Hochphasen auf den Grund. Warum läuft es aktuell so gut? Sind es interne Faktoren, wie zum Beispiel eine aktuelle Werbekampagne, die für den Peak verantwortlich sind? Oder liegen die Ursachen außerhalb des Unternehmens, beispielsweise an einem Wirtschaftsabschwung? Diese Informationen helfen Ihnen dabei aktiv zu werden und Strategien für die Zukunft abzuleiten. So sind Sie den Launen des Marktes nicht völlig ausgeliefert, sondern können Ihr vertriebliches Schicksal selbst in die Hand nehmen.

Während der Hochphase ist vor dem Rückgang

Nach jedem Berg kommt ein Tal oder im besten Fall eine Hochebene. Hat Ihre Hochphase ein Ende und „normalisiert“ sich Ihre Auftragslage, sind Ihre wertvollen Vertriebs-Skills und Know-how gefragter denn je. Achten Sie auch weiterhin darauf die aktive Vertriebszeit hochzuhalten. Führen Sie Neukundenakquise durch, gehen Sie zu Networking-Events und kümmern Sie sich um Ihre Stammkundschaft. Nutzen Sie freie Zeitfenster zur Weiterbildung und hören Sie niemals auf an sich zu arbeiten. Wenden Sie die Strategien an, die Sie sich während der Hochphase zurechtgelegt haben.

So kommen Sie gut durch schlechte Zeiten und nehmen die nächste Hochphase mit Anlauf!